기획핵심

중국 소기업 사장의 관리일기 (17)

등록일: 2013-09-05 조회수: 620

재무제도에 있어서 서명과 증빙

몇 년전 어느날, 광고문안을 손보고 있을 때 였다. 돌연 재무실에서 말다툼하는 소리를 들리고, 얼마 지나지 않아 출납직원 리(小丽)와 영업직원 마 (小马)가 울그락붉그락한 얼굴표정을 지으며 나를 찾아왔다.

영업직원 “지난 주 금요일에 제가 3천위앤짜리 수표 한장을 출납에게 주었는데, 오늘 회계가 또 상품 대금을 달라고 합니다. 나는 출납에게 줬다고 했는데, 출납은 받은 적이 없다고 합니다”

출납은 분한 마음에 눈물을 뚝뚝 흘리며 “나는 그 수표 받은 적이 없어요. 방금 모든 수표보관함과 은행 거래장부까지 뒤져보았지만, 전혀 없어요”라고 대꾸했다.

영업직원 “내가 분명히 출납 책상위에 놓았는데, 어떻게 없을수 있어요 !”

출납 “사장님, 재무실 다른 직원에게 물어 보세요. 그 직원들 모두가 제가 절대로 수표를 받지 않았다는 것을 증명해 줄 거에요”

혼란스럽고 시끄러운 다툼으로 내 머리속까지 띵해졌다.

나는 “재무실에 다시 가서 자세히 찾아보고, 모퉁이의 파일함 뒷쪽이나 책상아래를 다 뒤져봐”라고 말하고 돌려보냈다. 10분 정도 지난후, 재무실에서 한바탕 환호성이 들려왔다. 수표가 두 책상사이의 틈에서 발견된 것이다.

이 사건은 내게 큰 충격을 안겨 주었다. 재무 프로세스에 아직도 헛점이 존재했다. 만약 수표를 찾지 못했으면 누구의 책임이라 할 수 있을까? 정말 나보고 판단하라해도 결정을 내리기 곤란했을 것이다.

그때까지 줄곳 회사는 현금관리를 비교적 엄격히 해왔다. 영업사원이 넘겨주는 현금은 모두 당일 담당 출납이 현장에서 진위여부를 확인한 후, 현금 수령증을 끊어서 영업사원에게 교부하고, 수령증상에는 금액, 교부직원명, 고객 명칭과

일자를 기재하여 교부직원의 서명확인을 받았다. 영업사원은 수령증 한 부를 장부 기장용으로 회계에게 주고, 회계는 매일 현금수령증에 근거하여 회사의 현금잔고를 조사했다.

현금 방면에서 최근 몇 년간은 아무런 문제가 발생하지 않았다. 그런데, 수표에 대한 관리는 상대적으로 허술하여, 통상적으로 영업사원이 출납에게 수표를 건네는 것으로 일이 마무리되었다.

이 사건이 발생한 후, 회사는 즉각 프로세스를 수정했다. 당일 담당출납이 영업사원이 건네는 수표를 수령하면 필히 영업사원의 업무내역표에 확인서명을 하고, 영업사원 역시 업무내역표상에 교부한 수표의 번호와 금액을 필히 사전에 명기토록 규정했다. 분쟁이 생기면 언제든 확인이 가능하다. 이렇게 고리가 상호 연결되도록 해놓으면,책임이 명확해 지고, 더 이상 이런 종류의 분쟁은 발생하기 힘들게 될 것이다.

이 몇 년간의 경험을 토대로 정리해 보자면, 회사를 만들면 반드시 재무제도를 확실하게 정립하고 또 엄격하게 집행해야 한다고 나는 생각한다. 회사가 커지면, 직원들의 소질도 천차만별이게 마련이고, 재무제도에 헛점이

존재하면, 이런 점을 이용해 비합법적인 이익을 챙기는 사람이 생기기 마련이다.

이렇게 되면 회사의 이익에 손실이 초래될 뿐만 아니라, 그릇된 모방풍조를 불어 넣어, 다른 직원들도 회사의 재무상의 헛점을 이용하지 않으면 상대적으로 손해를 본다는 생각을 하게 될 것이다. 이런 식이 계속되면, 회사의

기풍이 점점 안좋아져, 때가 되면 사장은 후회막급의 상황에 직면하게 될 것이다.

천리 제방도 개미구멍으로 무너진다. 아무리 사소한 재무상 헛점이라도 모두 메꾸어야 한다. 동시에 원시(1차) 증빙 역시 매우 중요하다. 아무리 좋은 머리라도 형편없는 펜촉보다 못하다. 누구든지 반년전, 1년전의 매 지출의 내역을 기억하는 것은 불가능하다. 한 장의 규범화된 원시 증빙은 바로 이 점을 보완해 줄 수 있을 것이다.

재무제도와 규범은 그 자체의 룰이 존재하므로, 때로는 사장의 자유도 제한하게 마련이다. 그러나, 재무직원이 제대로 배치되어 있는지, 재무제도가 완비되어 있는지는 기업과 구멍가게를 구분하는 중요한 기준의 하나이다.

우리가 일인 혹은 부부 상점으로부터 삼사명 직원의 회사로 발전하는 시점에, 이 프로세스는 여하튼간에 돌아갈 수 없는 법이다. 유감스럽게도 당초에 우매한 나는 이런 점을 잘 깨닫지 못했고, 또 아무도 내게 잘못된 길을 지적해 주는 사람이 없어서, 창업 초기에 많은 시간을 낭비했다. 안 그랬으면, 벌써 돈을 많이 벌었을 것이다.

중국 소기업 사장의 관리일기 (17)	등록일: 2013-09-05 조회수: 620

재무제도에 있어서 서명과 증빙 몇 년전 어느날, 광고문안을 손보고 있을 때 였다. 돌연 재무실에서 말다툼하는 소리를 들리고, 얼마 지나지 않아 출납직원 리(小丽)와 영업직원 마 (小马)가 울그락붉그락한 얼굴표정을 지으며 나를 찾아왔다. 영업직원 “지난 주 금요일에 제가 3천위앤짜리 수표 한장을 출납에게 주었는데, 오늘 회계가 또 상품 대금을 달라고 합니다. 나는 출납에게 줬다고 했는데, 출납은 받은 적이 없다고 합니다” 출납은 분한 마음에 눈물을 뚝뚝 흘리며 “나는 그 수표 받은 적이 없어요. 방금 모든 수표보관함과 은행 거래장부까지 뒤져보았지만, 전혀 없어요”라고 대꾸했다. 영업직원 “내가 분명히 출납 책상위에 놓았는데, 어떻게 없을수 있어요 !” 출납 “사장님, 재무실 다른 직원에게 물어 보세요. 그 직원들 모두가 제가 절대로 수표를 받지 않았다는 것을 증명해 줄 거에요” 혼란스럽고 시끄러운 다툼으로 내 머리속까지 띵해졌다. 나는 “재무실에 다시 가서 자세히 찾아보고, 모퉁이의 파일함 뒷쪽이나 책상아래를 다 뒤져봐”라고 말하고 돌려보냈다. 10분 정도 지난후, 재무실에서 한바탕 환호성이 들려왔다. 수표가 두 책상사이의 틈에서 발견된 것이다. 이 사건은 내게 큰 충격을 안겨 주었다. 재무 프로세스에 아직도 헛점이 존재했다. 만약 수표를 찾지 못했으면 누구의 책임이라 할 수 있을까? 정말 나보고 판단하라해도 결정을 내리기 곤란했을 것이다. 그때까지 줄곳 회사는 현금관리를 비교적 엄격히 해왔다. 영업사원이 넘겨주는 현금은 모두 당일 담당 출납이 현장에서 진위여부를 확인한 후, 현금 수령증을 끊어서 영업사원에게 교부하고, 수령증상에는 금액, 교부직원명, 고객 명칭과 일자를 기재하여 교부직원의 서명확인을 받았다. 영업사원은 수령증 한 부를 장부 기장용으로 회계에게 주고, 회계는 매일 현금수령증에 근거하여 회사의 현금잔고를 조사했다. 현금 방면에서 최근 몇 년간은 아무런 문제가 발생하지 않았다. 그런데, 수표에 대한 관리는 상대적으로 허술하여, 통상적으로 영업사원이 출납에게 수표를 건네는 것으로 일이 마무리되었다. 이 사건이 발생한 후, 회사는 즉각 프로세스를 수정했다. 당일 담당출납이 영업사원이 건네는 수표를 수령하면 필히 영업사원의 업무내역표에 확인서명을 하고, 영업사원 역시 업무내역표상에 교부한 수표의 번호와 금액을 필히 사전에 명기토록 규정했다. 분쟁이 생기면 언제든 확인이 가능하다. 이렇게 고리가 상호 연결되도록 해놓으면,책임이 명확해 지고, 더 이상 이런 종류의 분쟁은 발생하기 힘들게 될 것이다. 이 몇 년간의 경험을 토대로 정리해 보자면, 회사를 만들면 반드시 재무제도를 확실하게 정립하고 또 엄격하게 집행해야 한다고 나는 생각한다. 회사가 커지면, 직원들의 소질도 천차만별이게 마련이고, 재무제도에 헛점이 존재하면, 이런 점을 이용해 비합법적인 이익을 챙기는 사람이 생기기 마련이다. 이렇게 되면 회사의 이익에 손실이 초래될 뿐만 아니라, 그릇된 모방풍조를 불어 넣어, 다른 직원들도 회사의 재무상의 헛점을 이용하지 않으면 상대적으로 손해를 본다는 생각을 하게 될 것이다. 이런 식이 계속되면, 회사의 기풍이 점점 안좋아져, 때가 되면 사장은 후회막급의 상황에 직면하게 될 것이다. 천리 제방도 개미구멍으로 무너진다. 아무리 사소한 재무상 헛점이라도 모두 메꾸어야 한다. 동시에 원시(1차) 증빙 역시 매우 중요하다. 아무리 좋은 머리라도 형편없는 펜촉보다 못하다. 누구든지 반년전, 1년전의 매 지출의 내역을 기억하는 것은 불가능하다. 한 장의 규범화된 원시 증빙은 바로 이 점을 보완해 줄 수 있을 것이다. 재무제도와 규범은 그 자체의 룰이 존재하므로, 때로는 사장의 자유도 제한하게 마련이다. 그러나, 재무직원이 제대로 배치되어 있는지, 재무제도가 완비되어 있는지는 기업과 구멍가게를 구분하는 중요한 기준의 하나이다. 우리가 일인 혹은 부부 상점으로부터 삼사명 직원의 회사로 발전하는 시점에, 이 프로세스는 여하튼간에 돌아갈 수 없는 법이다. 유감스럽게도 당초에 우매한 나는 이런 점을 잘 깨닫지 못했고, 또 아무도 내게 잘못된 길을 지적해 주는 사람이 없어서, 창업 초기에 많은 시간을 낭비했다. 안 그랬으면, 벌써 돈을 많이 벌었을 것이다.