더욱 활발한 대중국 비즈니스 추진을 위해 현지에 거점을 확보하는 데는 연락사무소 , 지점 , 직접투자 등의 형태가 있다 . 이 중에서 가장 초보적인 단계로서 쉬운 형태는 연락사무소 설치라 할 수 있다 .

  우리가 흔히 사용하는 연락사무소라는 용어는 중국에서 대표처 ( 代表處 ) 또는 판사처 ( 辦事處 ) 로 불리며 중국 법규상으로는 「외국기업 상주대표기구」이다 .

  중국이 이른바 죽의 장막을 걷어올리던 80 년에 「외국기업 상주대표기구 관리에 관한 잠정규정」의 발표를 시작으로 관련 법규가 잇달아 제정되면서 사무소의 체계적인 법적 개념이 세워지기 시작했다 . 그 이전까지는 사무소의 개념이 없는 상태에서 70 년대 중반부터 외국업체들이 개별적으로 중국정부의 허가를 받아 설치했을 뿐이다 .

  사무소 설립 절차는 크게 설립허가 신청과 사무소 등기로 나누어져 있으나 각 단계에서 요구하는 서류와 수수료가 지역별로 다르다 .

  사무소를 설립하려는 외국기업은 그 기업의 소재국에 합법적으로 등록이 되어 있어야 하며 신용상태에 문제가 없어야 한다 . 한편 , 중국내에서 6 개월 이상 장기체재에 의한 경제활동 수행을 위해서는 반드시 사무실 개설을 요구하고 있다 .

  사무소는 원칙적으로 영리활동이 금지되며 ①시장조사 ②중국 무역파트너와의 연락업무 ③회사 인지도나 이미지 제고 ④본사가 중국 여러 지역에서 벌이고 있는 각종 사업의 현지 통제 ⑤기타 중요한 본사업무 지원 등을 할 수 있다 .

  사무소의 허가신청은 기업 당사자가 직접 할 수 없고 반드시 대행기관 (Sponsor) 을 통해서 해야 한다 . 대행기관이란 문자 그대로 사무소 설립 허가절차를 대행해 주는 기관을 말한다 .

  대행기관은 외국기업이 유사한 업종의 중국회사 및 관련기관 중에서 비교적 자유롭게 선택할 수 있다 . 과거에는 사무소 설치 시 모든 업종이 심사를 받아야 했으나 한국과 중국의 잦은 교류 때문에 아래의 몇 개의 업종 이외의 기업들은 허가기관의 심사절차 없이 직접 공상행정관리국에 사무소설립을 신청할 수 있다 .

  선정된 대행기관은 외국기업을 대신하여 허가신청을 한다 . 최대 허가기간은 3 년이며 이 안의 범위에서 허가기관은 외국기업의 재정상태 , 중국경제에의 기여도 등을 고려하여 그 기간을 결정한다 . 허가기관은 아래 표와 같이 업종별로 다르며 각 허가기관은 대부분 별도의 법규에 따라 사무소 설치를 허가해 주고 있다 .

사무소 설치 허가기관

     자료원 : 북경시공상행정관리국 2006 년 북경시기업등기전치허가항목목록

□ 연락사무소 설립 절차

○ 연락사무소 설립 시 일반적으로 아래와 같은 3 단계를 거친다 .

 - 1 단계 : 비준증서가 필요한 업종은 업무 성질에 따라 해당하는 사무소 설치 허가기관에서 비준을 신청하고 증서를 받는다 .

※ 외국광고기업 , 의약 관련기업 , 무역기업 , 제조기업 , 화물운송대리기업 , 청부기업 , 자문기업 , 투자기업 , 임대기업 , 교육기구 , 철로 운수기업 등은 허가당국의 비준없이 북경시 공상행정 관리국에 직접 등기신청 한다 .

 - 2 단계 : 신청한 각 사무소 설치 허가기관에서 등기신청서 양식을 받아 각종 필요서류 등을 준비하여 공상행정관리국에 낸 후   허가설립등기통지서가 나오길 기다린다 .

 - 3 단계 : 허가설립등기통지서를 받은 후 , 통지서에 기재된 일시에 따라 공상국에 비용을 지급한 후 등기증과 대표증을 받는다 .

※ 주의해야 될 사항은 연락사무소 등기신청 시 수석대표나 위탁자가 등기기관에 가서 직접 신청서류 등을 제출해야 하며 제출서류와 증명서는 중문번역본을 함께 첨부해야 한다 .

□ 연락사무소 설립등기 시 제출서류

○ 연락사무소 등기 시 이하 9 가지의 서류 △ 외국 ( 지역 ) 기업상주대표기구설립등기표△ 비준증서 ( 해당기업만 제출 ) △ 신청서 원본 △ 합법개업증명서 사본 △    자본신용증명서 원본 △ 주재원 위임서 원본 , 이력서 , 사진 3 장 △지정 ( 위탁 ) 서 △ 등기표 △ 임대계약서 ( 장소 사용증명서 첨부 ) 등을 갖추어야 한다 . 금융 , 보험 , 증권업종은 위 서류 외에 △기업 정관 △이사회 명부 △최근 자산채무표와 손익계산서를 제출해야 한다 .

□ 서류 작성방법

○ 외국 ( 지역 ) 기업상주대표기구설립등기표에는 대표기구기본정황 , 주재지주소증명 , 수석대표등기표 , 대표등기표   등의 양식이 포함되어 있다 .

○ 신청서 작성 시 반드시 본사 대표가 서명 도장을 찍어야 하며 신청서의 내용에는 사무소 설립의 분명한 의사 , 회사의 간략한 소개 , 회사명 , 사무소 대표나 직원의 이름 , 사무소 활동범위 , 사무소 설치기간 , 사무소 주소 등이 포함돼야 한다 . 이때 사무소 이름은 국가명 , 외국 회사명 , 도시명 다음에 대표처 ( 代表處 ) 또는 같은 의미의 판사처 ( 辦事處 ) 를 붙인다 .

예 ) 「명랑」이라는 한국기업이 베이징에 사무소를 개설한다면 「韓國명랑北京代表處」나 「韓國명랑北京辦事處」로 할 수 있다 .

○ 주재원 위임서 작성시 , 중국인이 수석대표나 대표가 될 경우 반드시 허가받은 외사복무공사가 발행 한 파견서를 제출해야한다 . ( 아래 표 참조 )

허가받은 외국복무공사

자료원 : 북경시공상행정관리국 www.baic.gov.cn

□ 사무실 임대 시 유의사항

○ 사무실을 임대할 경우 일반적으로 임대료에 관리비 , 전기수도요금 , 기본 청소비 등이 포함되어 있으며 , 주차료는 별도 지급한다 . 북경지역의 사무실 평균임대료는 대략 RMB10-12/ ㎡ / 일 수준이다 .

○ 사무실 임대차 계약기간은 관행상 1 년 계약이 기본으로 사무실 임대차 계약을 체결한 후 계약서상의 주소를 근거로 회사영업허가서 및 회사간판을 사용하게 되며 , 계약서상의 회사명 이외의 다른 회사간판의 추가사용은 이중등록금지법률에 의해 원칙적으로 불가능하다 . 단 , 일부 외국기업은 회사업무 영역홍보차원에서 자국어 혹은 영문표기의 간판을 마음대로 걸어놓는 경우도 있다 .

○ 계약만료 후 임대보증금 ( 押金 ) 에 대한 환불보장조항을 반드시 명확하고 구체적으로 명기해야 한다 . 대부분의 임대사무실 계약조건은 별다른 차이나 문제점이 없으나 계약이 만료되어 사무실을 이전하거나 철수해야 할 경우 임대주가 임대보증금 ( 押金 ) 을 고의적으로 환급하지 않는 사례가 빈번히 발생하여 주의를 기울여야 한다 .

○ 대형사무실 임대계약을 체결할 경우에 변호사를 통한 안정장치 마련도 바람직하며 , 간혹 철거예정이거나 , 임시건물 혹은 분쟁 중인 건물임대로 인해 낭패를 보는 경우도 종종 있어 舊건물에 대한 주의도 필요하다 .

자료원 : KOTRA 칭다오 무역관